Datenübernahme aus Alt-System: OPs Debitoren/Kreditoren

Hallo,

in NAV 2016 sollen aus einem Alt-System die OPs der Debitoren/Kreditoren manuell übernommen werden. Wie geht man hier am besten vor, auch im Hinblick, dass Debitoren bspw. ihre Rechnungen mit Skonto bezahlen?

Variante A: OP-Buchung in Periode 12/2015 (Debitor an Kto. 8400)
Variante B: OP-Buchung in Periode 01/2016 (Debitor an Saldovortrag)

Ich denke mal, Variante A ist die sinnvollere, weil dann bei einer Zahlung mit Skonto gleich die Steuerkonten mit bebucht werden. Oder was meint Ihr bzw. habt welche Tipps?

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Wenn ich für Buchungen nach Variante A ein normales Fibu-Buchblatt nehme, kann ich unter Belegnummer nicht die ursprüngliche Rechnungsnummer angeben, da hier eine lfd. Nummer aus der Nummernserie erwartet wird. Wo trag ich die ursprüngliche Rechnungsnummer nun am besten ein, damit ich eine Zahlung auch richtig zuordnen kann?

Danke.

Hallo RHS,

ich würde die OPs mit ursprünglichem Buchungsdatum und originaler Belegnummer (und weiteren interessanten Merkmalen, wie Belegdatum, Fälligkeit, Skontodatum, Skonto möglich) in einem extra Buchblatt (ohne diese Nummernserie) gegen das Vortragskonto für die Forderungen (bzw. Verbindlichkeiten) übernehmen. Es sind dann aber Rest-OPs, Teilausgleiche abzubilden ist noch etwas aufwendiger. NAV ist es egal ob eine Buchhaltungsperiode für das Buchungsdatum existiert, also warum das nicht ausnutzen? Bezüglich Skonto: ich bin mir nicht ganz sicher ob das glatt geht bezüglich Skontokorrektur der Umsatzsteuer. Bei der Buchung der Zahlung wird die auszugleichende Rechnung untersucht, diese Detailinformationen sind hier aber nicht vorhanden. Also wird ziemlich wahrscheinlich keine Mehrwertsteuer korrigiert, wenn mit Skonto gezahlt wird. Sollte man auf dem Radar haben.

LG Jens

Es ist immer die Frage: Wie aufwendig will ich die Datenübernahme gestalten damit ich später keinen Aufwand mehr habe.

Ich habe für einen Kunden z. B. alle (Rest-) offenen Kreditoren- und Debitorenposten mit ihrem jeweiligen kompletten Beleg eingebucht so dass es auch die passenden MwSt-Posten gibt. Das war in dem Fall aber sowieso nötig da wir hier das Vorjahr als Vergleichsperiode in NAV haben wollten, somit mussten ohnehin alle Buchungen aus dem Vorjahr übernommen werden. Etwas aufwendiger waren dann also nur die wenigen älteren OPs.

Die Steuerkorrektur erfolgt automatisch, wenn die MWST-Buchungsmatrix erst nach der Vortragsbuchung und vor dem Verbuchen der Zahlungseingänge von den Vortragskonten auf die tatsächlichen Steuerkonten umgestellt wird.

Öhm... die MwSt.-Posten gibt es nur wenn die Aufwandskonten mit Steuergruppen angesprochen werden Das würde aber bedeuten, man übernimmt für die OPs die kompletten Rechnungen (oder nah dran - OP gegen Vortragskonto mit den richtigen Steuergruppen, anteilig pro OP). Und (soweit mich die Erinnerung nicht trügt) werden genau diese MwSt.-Posten dann auch wieder bei der Skontobuchung für die Steuerkorrektur gebraucht.

Hhm, mir sieht es so aus, als würden die meisten eher Variante B empfehlen ... Hat das einen tieferen Sinn? Hier wird auf jeden Fall Mehraufwand anfallen, wenn Rechnungen mit Skonto bezahlt werden und dann extra Buchungen notwendig sind, um das korrekt abzubilden.

Anders gefragt, hat Variante A Nachteile, die mir vielleicht noch nicht bewusst sind?

@jglathe:

in einem extra Buchblatt

Danke für den Tipp, ich hab nur die "vorgefertigten" Buchblätter im Sinn gehabt, weil noch neu in der NAV-Materie ...

Edit: ich habe nun ein neues Buchblatt angelegt, mir ist aber noch nicht klar, was ich in der Zeilendefinition einer Nummernserie hinterlegen muss, damit ich beliebige Belegnummern angeben kann? Im alten System sind die Belegnummern bei den Debitoren-OPs im Format 2015-1xxxx. Das könnte man hinterlegen, allerdings muss auch die zuletzt verwendete Nr. hinterlegt werden. Wenn ein OP nun die Belegnummer 2015-10489 hat und der nächste bspw. 2015-10555, lässt sich das in einem Buchblatt leider nicht buchen. Bei den Kreditoren-OPs kann ich das System dann überhaupt nicht verwenden, weil Kreditor A eben andere Nummern-Schemata verwendet als Kreditor B, C oder Z.

Wie kann man also ein Buchblatt einrichten, welches eine beliebige Eingabe bei der Belegnummer erlaubt?

Nein, ich würde definitiv nicht im Januar buchen - damit verfälschst Du die Verkehrszahlen und kannst später die Übernahme nicht mehr sauber nachweisen.
Normalerweise: Buchungsdatum 30.12.2015, Belegdatum = Rechnungsdatum
(Dann hast Du den 31.12. für Nachbuchungen frei!)
Anschließend wird der bebuchbare Zeitraum auf 31.12.15 bis 31.01.16 gesetzt.

Dann alle Buchungen mit MWST-Informationen (Buchungsart, GBG,PBG, MWST-GBG, MWST-PBG) buchen.

Ob Du für den Zeitraum der Übernahme die MWST-Konten in der Matrix durch Vortragskonten ersetzt, ist Geschmackssache. Ich persönlich mache das normalerweise nicht, sondern buche die MWST anschließend durch MWST abrechnen und buchen auf das Vortragskonto um.

Wie Du die Nummernserie ausschaltest - gehe ich in die Auswahl der Buchblätter und leere dort das Feld Nummernserie bzw. Buchungsnummernserie.

Viele Grüße
Mike

Hallo RHS,

in dem extra Buchblatt machst Du für gewöhnlich 3 Einrichtungen:

1. keine Nummernserie, keine Buchungsnummernserie. Das führt dazu das Du beliebige Nummern eingeben kannst. Die wird bei einem Nulldurchgang des Saldos im Buchblatt automatisch hochgezählt, ist aber nicht weiter schlimm. Übertippst Du ja durch die von Dir gewollte. Mit dieser Nummer wird dann auch gebucht.
2. (für gewöhnlich - die Skontodiskussion läuft ja noch) das kopieren der MwSt.-Einrichtung vom Konto ausschalten
3. sinnvollen Ursachencode setzen.

Damit solltest Du dann auf der sicheren Seite sein.

LG Jens

Hallo Mike & Jens,

danke, klappt nun mit beliebigen Belegnummern, kam nicht darauf, dass man die Felder für die Nummernserie auch leer lassen kann ...

Zu dem Punkt von @Mike24 hätte ich noch Fragen:

Dann alle Buchungen mit MWST-Informationen (Buchungsart, GBG,PBG, MWST-GBG, MWST-PBG) buchen.

Wenn ich z.b. einen Debitoren-OP mit Debitor an Sachkonto 8400 buche, werden die MWSt.-Infos scheinbar alle automatisch mitgeführt. Muss ich im Buchungsblatt ansonsten noch auf bestimmte Dinge dazu achten? Die Abkürzungen GBG, PGB, MWST-GBG, MWST-PBG sagen mir momentan nicht viel ... eher nix ...

Hallo RHS,

iss ja gerade Datenübernahme-Zeit Die MwSt.-Informationen kommen vom Sachkonto. können vollständig sein, müssen sie aber nicht. Diese werden dann auf der Gegenkontoseite auftauchen (da gibt es die ganzen Felder nochmal). Besser ist es deswegen für die Übernahme, die MwSt.-Information nicht vom Sachkonto mitzukopieren.

Zur korrekten Ezeugung der MwSt.-Posten musst Du eigentlich buchen:

OP (Debitor oder kreditor) mit Buchungsdatum, Belegdatum, evtl. Währung, Betrag (wenn Währung dann richtiger Betrag und Betrag (MW)), Fälligkeitsdatum, Skonto möglich (Betrag), Skontodatum

gegen

Vortragskonto mit Betrag für Steuerart und Steuersatz 1, und der richtigen Kombination die dem in NAV entspricht (also Buchungsart, Geschäftsbuchungsgruppe, Produktbuchungsgruppe, MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe, MwSt. Produktbuchungsgruppe),
Vortragskonto mit Betrag für Steuerart und Steuersatz 2
...
Vortragskonto mit Betrag für Steuerart und Steuersatz n

bis Du den OP-Betrag abgebildet hast.

Damit Du Dir dabei nicht die Steuerkonten zerhaust, stellst Du die MwSt. Buchungsmatrix bei allen Konten auch auf das Vortragskonto (natürlich nur für die Übernahme). Das ist was Mike und Kai meinen.
Wenn Dein Vorsystem oder die Branche nur "Sortenreine" OPs kennt, also in den Belegen immer nur eine Steuerart enthalten ist, ists natürlich etwas einfacher. Je nachdem wie komplex die Ursprungsbelege sind, und je nach Menge wird dabei dann aber die händische Übernahme zur Folter... deswegen baut man sich dafür eigentlich einen Export im Vorsystem und einen Import ins NAV.

Gruß und viel Erfolg

Jens

Hallo Jens,

Wenn Dein Vorsystem oder die Branche nur "Sortenreine" OPs kennt, also in den Belegen immer nur eine Steuerart enthalten ist, ists natürlich etwas einfacher. Je nachdem wie komplex die Ursprungsbelege sind, und je nach Menge wird dabei dann aber die händische Übernahme zur Folter... deswegen baut man sich dafür eigentlich einen Export im Vorsystem und einen Import ins NAV.

in diesem Fall sind es alle "sortenreine" OPs und auch nur wenig (ca. 100 Stck.), da lohnt sich wohl eher kein extra Aufwand für Export und Import.

Das Thema können wir also erst einmal als gelöst ansehen. Wenn mir in den kommenden Tagen noch etwas einfällt, melde ich mich halt noch einmal. Fragen werden eh noch auftauchen, die nächsten wohl zum Thema Zahlungsverkehr ...

Die Abkürzungen GBG, PGB, MWST-GBG, MWST-PBG sagen mir momentan nicht viel ... eher nix ...

GBG = Geschäftsbuchungsgruppe
PBG = Produktbuchungsgruppe
MWST-GBG = MwSt-Geschäftsbuchungsgruppe
MWST-PBG = MwSt-Produktbuchungsgruppe