Vertragsmanagement

25. November 2019 08:10

Das Modul Vertragsmanagement für Microsoft Dynamics® NAV (ehemals Navison) und Microsoft Dynamics 365 Business Central ermöglicht es Ihnen Kündigungs- und Ablauffirsten für debitorische und kreditorische Verträge immer im Blick zu halten und Verträge regelmäßig automatisch zu fakturieren.

Vertragserfassung und Dokumentenablage

Kundenverträge können mit Start- und Enddatum, Abrechnungsturnus, Kostenstelle und Zahlungsbedingungen sowie weiteren vertragsrelevante Informationen zu erfassen und damit für die Vertragsabrechnung vorzubereiten. Mittels Abrechnungsregeln können Verträge auch direkt aus Verkaufsaufträgen erzeugt werden, wodurch eine separate Erfassung nicht erforderlich ist. Die Vertragsarten können nach eigenen Bedürfnissen individuell angelegt und konfiguriert werden. Dadurch können Sie das Vertragswesen nach Ihren eigenen Bedürfnisse strukturieren.

In der Vertragserfassung können auch direkt Fließtexte für Vertragskonditionen und Kündigungsbedingungen erfasst werden. Somit können aus dem Dynamics-Vertrag auch automatisch Vertragsdokumente gedruckt werden. Zudem können über die Dynamics Record Links oder die IC DragBox auch unterzeichnete Verträge, AGBs und weiterführende Dokumente direkt am Abrechnungsvertrag abgelegt werden. Somit stellt die Vertragsverwaltung alle Informationen zu einem Vertrag zentral an einer Stelle zur Verfügung.

Durch die Erzeugung der Dokumente aus Dynamics® NAV / Dynamics 365 Business Central kann es keine Abweichung zwischen Druckbelegen und Abrechnungen geben. Das Vertragsmanagement-Rollencenter ermöglicht die einfache Prüfung und Verlängerung für neue, geänderte und auslaufende Verträge. Über das Änderungsprotokoll von Dynamics NAV / Dynamics 365 Business Central können Änderungen am Vertrag zudem leicht nachvollzogen werden.
Die Vertragserfassung steht auch für kreditorische Verträge zur Verfügung. Dies ermöglicht es Ihnen auslaufende Verträge und Kündigungsfristen immer im Blick zu behalten. [Zusatzmodul Kreditorsiche Verträge]

Vertragsabrechnung, Vorschau und Kontrolle

Die Abrechnungsvorschau kann für einzelne Verträge genutzt werden um die richtige Erfassung zu prüfen und so auch komplexe Abrechnungszenarien schnell überblicken. Die Abrechnungsvorschau kann aber auch über alle Verträge ausgeführt werden und ermöglicht Ihnen auf einen Blick die Übersicht über zukünftige Abrechnungen und Zahlungsströme und unterstützt Sie somit in der Liquiditätsplanung.

Die Abrechnungskontrolle prüft die erfassten Verträge gegen die gebuchten Vertragsrechnungen. Somit kann unkompliziert geprüft werden, ob alle Verträge richtig und vollständig abgerechnet wurden.

Die eigentliche Vertragsabrechnung kann manuell je Vertrag, im Stapel oder vollautomatisch über die Aufgabenwarteschlage erfolgen. Die Vertragsabrechnung erzeugt dabei ungebuchte Verkaufsbelege, sodass die Abrechnung im Nachgang noch ergänzt oder angepasst werden kann. Somit können in einen erzeugten Vertrag auch Nebenkosten, Material oder Abrechnungsdetails ergänzt werde. Verträge können innerhalb der Abrechnung nach Vertragsart und Gruppencode zusammengefasst oder getrennt werden.



Zusatzfunktionen für IT-Dienstleister


DL-Kontingente [Zusatzmodul]

Über die DL-Kontingente können Sie Dienstleistungsguthaben für Ihre Kunden verwalten. Über die Stundenerfassung können erbrachte Leistungen erfasst und gegen das Kontingent gebucht werden. Das Restguthaben des Kunden ist somit immer auf einen Blick ersichtlich. Neben der manuellen Erfassung im DL-Kontingent können auch Verkaufsaufträge mit dem DL-Kontingent verrechnet werden. Das DL-Kontingent bietet auch einen Druckbeleg über den Sie dem Kunden die Leistungserbringung detailliert protokollieren können.

Domain und SSL-Verwaltung

Das Modul ermöglicht es auch Domains, Webpakete und SSL-Zertifikate zu verwalten. Erfasste Zertifikate und Domains können direkt im Vertrag zur Abrechnung genutzt werden. Zudem ist ersichtlich ob für Domains oder Zertifikate Verträge fehlen. Anhand des SSL-Ablaufdatums können auch aufgaben für die manuelle Verlängerung erzeugt werden. Privat Key, Zertifikat und CA-Zertifiakt können direkt am Zertifikat abgelegt werden.

Lizenz und Anpassungsverwaltung

Das Modul ermöglicht es Softwarelizenzen (Kauf oder SaaS) im System zu verwalten. Lizenzen können dabei direkt zur Abrechnung im Vertrag verwendet werden. Zudem ist an der Lizenz ersichtlich ob sich diese in einem gültigem Vertrag befindet. Die Lizenzerfassung kann dabei über die Artikel-Abrechnungsregeln automatisch erzeugt werden. In der Lizenzverwaltung können auch Lizenzschlüssel und Lizenzdateien abgelegt werden. Zudem ist die Auswertung von Lizenzen nach Kunden, Lieferanten und Artikel möglcih.

Anpassungsverwaltung

Das Modul ermöglicht es Softwareanpassungen zu verwalten. Beim Buchen werden Anpassungen direkt in die Anpassungstabelle überführt. Optional kann dazu auch ein Vertrag erzeugt werden. Somit können Sie immer alle Anpassungen für Ihren Kunden vorhalten.



Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder sich erkundigen wollen, wie unser Komfortmodul Vertragsmanagement auch Ihre Prozesse optimiert, dann melden Sie sich gerne bei uns.
Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktaufnahme
https://www.ic-innovative.de/ic/de/nav- ... anagement/