Rechnungen archvieren / DMS

Hallo zusammen,

wir sind momentan auf der Suche nach einer Lösung, um uns u.a. das Ausdrucken der Rechnungskopien zu ersparen. Erste Idee war einfach über einen PDF-Drucker das ganze auf ein Netzlaufwerk zu speichern - das ja aber leider in dieser Form rechtlich nicht gestattet, da man die Daten unveränderlich speichern muss.

Daher kam relativ schnell die Überlegung auf, ein DMS zu "kaufen" und auch gleich alle anderen Dokumente zu digitalisieren. Leider haben wir diesbezüglich überhaupt keine Ahnung, und ich möchte mich einfach vor den ersten Gesprächen mit Anbietern etwas informieren.

Momentan haben wir alle unsere Daten auf div. Netzlaufwerken gespeichert, drucken Rechnungs- und Lieferscheinkopien aus und heften sie, wie auch die Eingangsrechnungen und Angebote, in Ordnern ab. Diesem täglichen Papierkrieg wollen wir nun allerdings ein Ende setzen und suchen hierfür nach einer geeigneten Lösung.

Hierzu habe ich einige Fragen:
- Wie findet ihr abgelegte Dokumente wieder? Volltextsuche? Aussagekräftiger Dateiname? Manuell vergebene Schlagworte?
- Was passiert mit Eingangsrechnungen? Scannt ihr diese über eine Texterkennung ein? Funktioniert das zuverlässig? Findet man solche eingescannten Dokumente wieder?
- Wie speichert ihr Ausgangsrechnungen ab? Wie ich schon gelesen habe über einen PDF-Drucker und dann ins Archiv, oder über Schnittstellen?
- Wie arbeitet ihr mit Dokumenten aus dem DMS? Bei uns werden z.B. die Ausgangsrechnungen anhand der Lieferscheine überprüft - dies muss ja dann alles über den Bildschirm laufen, mit "angehefteten" Notizen? Können die Mitarbeiter somit produktiv arbeiten?
- Wie lange dauert eine Suche/Volltextsuche?
- Was für ein System setzt ihr ein?
- Wie habt ihr Zugriff auf das DMS? Per Web, SMB, ...?
- In wieweit habt ihr den Emailverkehr mit integriert?
- Ist es Sinnvoll alle Dateien in ein DMS zu speichern?
- Was muss ich sonst noch beachten?

Wie ihr seht haben wir nicht sonderlich viel Ahnung, dafür aber umso mehr Fragen. Ich hoffe nun, dass ihr mir von eurer Erfahrung interessante Ansätze und Lösungen nennt.

Danke,
Grüße Johannes

Hallo Johannes,

das Thema Dokumentenmanagement gerade bei Ausgangsrechnungen ist relativ weit standardisiert, hier gibt es z. B. die Möglichkeit mittels COLD den Druckstrom abzugreifen etc, Indexsuchen sorgen für ein schnelle Recherche etc.

Wesentlich aufwändiger ist jedoch das Thema Eingangsrechnungen / Eingangsbelege allgemein. Hier mußt Du tatsächlich eine Schrifterkennung dazu bewegen, Rechnungen sinnvoll auszulesen. Das ist definitv ein ziemlich komplizierter und vor allem auch zeit- und kostenintensiver Prozeß, wenn man sich dazu hinreißen läßt, dieses unbedingt inhouse durchführen zu wollen. Mal ehrlich: verdient Ihr damit Geld, eine hochkomplizierte IT-Landschaft für den Eigenbedarf zu pflegen?

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Hallo DocuBizz,

vielen Dank für deinen Beitrag, leider müssen wir ihn zensieren, da Werbung auf MSDynamics.de nicht erlaubt ist.
(Wenn du Werbung auf MSDynamics.de platzieren möchtest, kannst du hier Site-Sponsor werden oder hier Marktplatz-Inserate erwerben.)

Vielen Dank für dein Verständnis.

Gruß, Timo
MSDynamics.de-Team

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Viele Grüße

Rainer

Hallo Johannes,

nur der guten Ordnung halber. Es gibt auch "easy Archiv" ,"Saperion" und diverse andere mit einer NAV- Integration

Gruß, Fiddi

Hierzu habe ich einige Fragen:
- Wie findet ihr abgelegte Dokumente wieder? Volltextsuche? Aussagekräftiger Dateiname? Manuell vergebene Schlagworte?
- Was passiert mit Eingangsrechnungen? Scannt ihr diese über eine Texterkennung ein? Funktioniert das zuverlässig? Findet man solche eingescannten Dokumente wieder?
- Wie speichert ihr Ausgangsrechnungen ab? Wie ich schon gelesen habe über einen PDF-Drucker und dann ins Archiv, oder über Schnittstellen?
- Wie arbeitet ihr mit Dokumenten aus dem DMS? Bei uns werden z.B. die Ausgangsrechnungen anhand der Lieferscheine überprüft - dies muss ja dann alles über den Bildschirm laufen, mit "angehefteten" Notizen? Können die Mitarbeiter somit produktiv arbeiten?
- Wie lange dauert eine Suche/Volltextsuche?
- Was für ein System setzt ihr ein?
- Wie habt ihr Zugriff auf das DMS? Per Web, SMB, ...?
- In wieweit habt ihr den Emailverkehr mit integriert?
- Ist es Sinnvoll alle Dateien in ein DMS zu speichern?
- Was muss ich sonst noch beachten?

Hi

- Also bei der von uns eingesetzten Lösung, gibt es 2 Möglichkeiten: entweder Barcode auf dem Beleg, oder ein sog. Belegleser, der auch unterscheiden kann, wenn eine neue Rechnung beginnt.
- Man muss hier differenzieren, wir lesen z.B. nur die für die Zuweisung nötigen Daten aus (Rg.-Nr., Datum, Lieferant, usw.), aber keine Positionsdaten, da wir diese aus den Bestellungen aus Navision abholen (wichtig in diesem Fall ist aber, dass der Lieferant die Bestellnummer auf der Rechnung vermerkt), man kann aber auch die komplette Rechnung auslesen, was aber je nach Rechnungsdarstellung problematisch sein kann.
- Wir sind momentan noch beim Schritt "Eingangsrechnungen", wissen aber, dass mit COLD dies ohne Probleme möglich ist, sowie auch E-Mail
- Der Durchlauf bei Eingangsrechnungen wurde um mind. 30% verkürzt, benötigt nun ca. 0.5 Personen weniger (die jetzt was anderes in dieser Zeit machen können), und man weiss immer, welche Rechnungen nun effektiv im Haus seid
- Zugriff erfolgt bei uns wie bei allen Systemen, die wir einsetzen über Citrix, welches ja weltweit erreichbar ist
- Ist es sinnvoll, alle Daten in ein DMS zu speichern? Kommt auf die Daten an, aber z.T. ist es nützlicher, auch z.B. einen Sharepoint daneben laufen zu haben

Der Name der Lösung, kannst du bei intresse per PM erfahren

Bei Fragen einfach fragen

Hallo...
zu diesem Thema werden ganze Messehallen gefüllt.....

zu beachten ist aber

1.) Der DMS Markt befindet sich z.Z. in einem Umbruch d.h.
es werden zwei Architekturen angeboten
bisher: ich nenne es einmal altes System (reines Client – Server System )
neu !!! (Satelis System ) N-Tier Architektur dieses System bietet eine gute Performance
2.) Ein Skalierbares Produkt !!!
d.h. heute kaufe ich eine Einstiegsvariante die ich aber in einem Jahr in ein Enterprise System umwandeln möchte.
Hier unterscheiden sich die Systeme und es kann zu ernormen Kosten kommen (Datenmigration, Anpassungen usw.)
3.) ERP Anbindung volle Integration in z.B. Navision
4.) Der Preis !!!
auch bei Einstiegsvarianten sollte die volle Funktionalität vorhanden sein (keine Beschränkungen z.B. bei der Anzahl der Belege)
Mein Vorschlag klein anfangen und ein stetiger Ausbau des Systems (Spart Schulungsaufwand der User, und schont das Budget)
5.) Sehr interessant ist auch für Ihr Unternehmen der Rechnungseingangsworkflow (inkl. Rechnungsfreigabe, Kontierung und Import in den Fibubuchblatt) !!!
6.) Support !!!!


Gerne bin ich bereit Sie in diesem Thema zu beraten oder weitere Fragen zu beantworten.

Gruß Voelber

auch in diesem Bereich gibt es mittlerweile Open Source: Alfresco
Ohne mich auszukennen kann ich nur anmerken dass meine Recherche bei diesem Programm anfangen wird, wenn ich mal dazu komme.

Beim DMS solltest du aber auch die rechtssichere Archivierung beachten (GDPdU)

Gruß, Fiddi

Hallo,

es gibt eigentlich zu jedem großen Hersteller von DMS / ECM Produkten Schnittstellen. Diese beschäftigen sich genau mit den Themen Archivierung der ausgehenden Belege, GDPdU, Prozessunterstützung für Eingangsrechnungen / Gutschriften. Workflowkomponenten und Freigabeprozesse. Die ausprägung der Integrationstiefen ist vom Projekt und den gewünschten Zielen abhängig.

Ich habe hier mal eine Website aus unserem Hause aufgeführt, auf der unsere Integrationen zu lobo-dms (http://www.lobodms.de) und Saperion (http://www.saperion.de) aufgeführt sind.

http://www.qurius.de/de-DE/Produkte_und_Technologien/Dokumentenmanagement

Gerne stehen wir für Fragen zur Verfügung.
Grüße